8 Cara Mudah Mengembangkan Bisnis dengan Aplikasi Akuntansi

Menerapkan aplikasi akuntansi di perusahaan memang tidak mudah. Beberapa penyebab mengapa bisa terjadi kegagalan setiap kali menerapkan aplikasi akuntansi. Antara lain:

  1. Karyawan sudah memiliki kebiasaan bekerja, pola lama khususnya bekerja secara manual. Kalaupun sudah pakai aplikasi, cenderung perlu belajar beberapa saat untuk penerapan aplikasi baru. Untuk kesulitan terakhir pada umumnya mudah diatasi, sedangkan untuk yang pola lama memang membutuhkan waktu.
  2. Pimpinan perusahaan tidak komitmen terhadap perubahan sehingga kalau ada karyawan yang keberatan memakai aplikasi, pimpinan (pemilik usaha) mengiyakan yang dilatar belakangi ketakutan kehilangan karyawan yang menurutnya sangat dipercaya, bisa mewakili pimpinan jika pimpinan tidak ada, atau masalah senioritas.
  3. Masalah lainnya yang sangat krusial adalah jika yang poin pertama dan kedua tidak ada masalah, tetapi perusahaan belum memiliki system management yang baku. Dimana fungsi-fungsi pada jabatan tumpang tindih, sehingga sangat beresiko menimbulkan atau mengundang kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

Carut marut seperti ini menyebabkan kegagalan dalam mengaplikasikan aplikasi, dimana penggunaan aplikasi sangat membutuhkan fungsi-fungsi yang jelas dan terspesialisasi. Aplikasi akuntansi pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ketiga, dibawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum aplikasi akuntansi diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain:

1. Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi.  Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi aplikasi nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan.

Selain itu kalau aplikasi akuntansi yang dibeli itu berdasarkan licensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan licensi. Kerena percuma memberikan licensi dikomputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan aplikasi. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2. Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasi pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (over lapping) sehingga memudahkan trainer sofware akuntansi untuk mengatur hak akses ke aplikasi, karena tidak semua bagian aplikasi boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3. Susun SOP (Standard operasional prosedur)

Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi aplikasi dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan.

Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP.  SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi aplikasi mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4. Identifikasi hak akses

Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training aplikasi” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi aplikasi akuntansi selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminalisir.

5. Preparing data sebelum aplikasi akuntansi diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi aplikasi menjadi mudah.

Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke aplikasi yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di aplikasi yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi aplikasi gagal di perusahaan.

6. Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer aplikasi akuntansi sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal aplikasi.  Kalau aplikasi sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan aplikasi yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.

7. Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan  baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi aplikasi akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

8. Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer aplikasi dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Langkah-langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan aplikasi akuntansi-nya.

Rekomendasi Aplikasi Akuntansi Terbaik

Jurnal.id merupakan aplikasi akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Akuntansi Aplikasi untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dirangkum dari https://www.jurnal.id/id/software-akuntansi-terbaik-indonesia/, dengan menggunakan Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan aplikasi akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur didalamnya seperti:

  • Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
  • Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
  • Cash link.
  • Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
  • Manajemen Stok

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.